구글앱스 클라우드 문서 관리를 위한 넷킬러_독스 소개




1. 넷킬러_독스 소개

 클라우드 컴퓨팅은 이제 비즈니스에 있어 동료와 문서나 파일을 만들고 공유하는데 있어 기본 플랫폼으로 자리를 잡고 있습니다. 학교나 기관 단체 그리고 엔터프라이즈 비즈니스 조직에서는 학생과 임직원 등 구성원들이 이용한 컴퓨팅 디바이스에서 만들어지는 모든 문서와 파일에 대하여 체계적인 관리가 필요하며 클라우드 문서의 특성 상 공유와 협업이 가능한 시스템이 필요합니다.
특히, 조직내 복잡한 업무 환경에 맞추어 문서의 워크플로우가 디자인되고 임직원간의 전자 결재로 이어지는 경우 이에 따른 문서의 이름과 접속 권한 그리고 소유자 등이 함께 변경되고 이력이 남아야 합니다.



  넷킬러_독스는 위와 같이 조직과 단체, 기업이 클라우드를 통해 문서와 파일을 안전하게 협업하고자 하는 목적과 업무 적용을 도와주는 서비스로서 문서의 접근 권한(P. Permission)과 소유자(O.Owner) 그리고 이름(N.Name)을 업무 흐름에 따라 자동화시켜 관리할 수 있는 특징을 가지고 있습니다.  



넷킬러_독스 전자결재 상태에 따른 문서의 접근 권한(Permission), 소유자(Ownership), 이름(Name) 변경 테이블


전자 결재 문서 상신 전
넷킬러_독스 결재 상신 후
비고 및 예시
작성자(Name)
제목
문서 규칙 + 문서 제목
COM-DIV-20-03-201-제목
작성자(Owner)
작성자 본인 소유
문서 관리자로 소유자 변경
me -> doc_admin@domain
작성자(Permission)
작성자 본인 수정 권한
자신은 읽기 권한만 부여됨
Owner -> View only mode
결재자 #1
결재자#1 수정 권한
결재(승인/반려) 후 읽기 권한
Editor -> View only mode
결재자 #2
결재자#2 수정 권한
결재(승인/반려) 후 읽기 권한
Editor -> View only mode
결재 반려 시
더 이상 진행되지 않음
전체 결재는 반려됨으로 중단
Stoped & View only mode
결재 전결 시
더 이상 진행되지 않음
전체 결재가 승인됨으로 완료
Finished & View only mode
합의자 #1
합의자#1 수정 권한
합의(동의/거절) 후 읽기 권한
Editor -> View only mode
합의자 #2
합의자#2 수정 권한
합의(동의/거절) 후 읽기 권한
Editor -> View only mode
합의 거절 시
진행 여부를 설정 가능
거절 이력 기록 후 진행 or
거절 시 전체 진행을 반려 후 중단
Bypass or Stoped
then View only mode
외부 결재자
email 수신자 수정 권한
결재(승인/반려) 후 읽기 권한
Editor -> View only mode
수신(개인/부서)
결재 없이 수신
결재 완료 내용을 수신
View only mode
협조처
결재된 문서에 대하여 협조
협조자 한명이라도 승인 시 완료
View only mode then finish
관련 근거
이미 결재 완료된 문서를  근거로 새로운 결재 시작
결재된 문서와 이력을 근거로 하위 전자 결재를 시작
기존 결재와 동일. 관련 근거를 View only mode로 링크


 가령, 전자결재의 경우 넷킬러_독스를 통해 결재 상신 시 문서의 이름(N)을 조직내 문서 생성 원칙에 따라 변경하고 소유자 권한(O)을 중앙의 문서 관리자로 자동 변경 후 상신/검토자에 대하여 결재전 편집/읽기 권한(P)을 부여함으로써 조직내/외부의 결재 흐름에 따라 접근 권한(P)이 자동으로 변경되도록 합니다.


 결재가 완료된 문서에 대하여 모든 결재자의 접근 권한(P)은 읽기 권한으로 내려가며 문서의 소유권이 중앙 집중식 문서 관리자로 통합되므로 전사적인 문서의 통합 검색과 통제가 가능합니다.
사용자 자신이 결재에 참여한 문서에 대하여 모든 결재 이력이 기록 보관므로 추적이 가능하며 모든 문서가 안전한 구글 클라우드 상에 존재하므로 문서에 대한 업계 최고 등급의 보호가 가능합니다.
넷킬러_독스는 구글앱스 사용자뿐만 아니라 개인 지메일 이용자나 혹은 구글 계정을 가지고 있지 않은 일반 이메일 사용자(페이스북, 기업 도메인 등)까지 지원함으로써 플랫폼의 제약이 없는 결재 협업을 가능케합니다.

2. 클라우드 문서 규격
2-1. 국제 표준 규격의 준수
 넷킬러_독스는 구글독스 그대로를 클라우드 문서 파일의 기본 규격으로 사용하고 있습니다. 구글독스의 경우 Open Document Format for Office Application (ODF)에 정의된 것으로 스프레드시트와 프리젠테이션 그리고 워드 문서에 대하여 XML 기반의 파일 규격(ISO/IEC 26300:2006/Amd 1:2012)을 만족합니다.  
2-2. 보안
 넷킬러_독스는 업계 최고 등급의 보안을 제공하는 구글의 클라우드 플랫폼에서 운영되고 있으며 모든 문서는 해당 구글 도메인 계정의 소유자로 구글 드라이브에 저장되어 있습니다.
구글의 클라우드 플랫폼은 SSAE, 16 Type II and ISAE, 3402 Type II Standards 등의 까다로운 보안 규정을 만족합니다.

* reliable access to your data, 24x7x365.25 (that’s right: no rest, even on leap years).
http://www.google.com/enterprise/apps/business/benefits.html#security
2-3. 권한 관리
 넷킬러_독스가 문서와 파일의 기반으로 사용하고 있는 구글 드라이브 파일은 아래와 같이 클라우드 기반의 다양하고 강력한 권한 관리를 가능케합니다.


  1. 동료와 친구 그리고 도메인 구성원에 대하여 실시간으로 협업이 가능합니다.
  2. 클라우드를 통해 실시간 공유되므로 이메일에 파일을 첨부할 필요가 없습니다.
  3. 문서와 파일에 대하여 소유자, 편집 권한자, 읽기 모드, 다운로드 금지(PDF 등), 사용자 공유 추가 금지, 읽기 모드에서의 메모 기능 등을 제공합니다.
  4. 개인뿐만 아니라 그룹스에 등록된 회원에 대하여 편집, 읽기 모드 등의 제어가 가능합니다.

2-4. 변경 이력 관리
 Google 문서, 시트 및 슬라이드에는 업데이트 기록창이 있어서 각 공동작업자가 문서에 변경한 내용을 한 눈에 볼 수 있습니다. 업데이트 기록 도구를 사용하면 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 또는 그림을 보고 이전 버전으로 되돌릴 수 있고 수정한 공동작업자를 볼 수 있습니다.
2-5. 검색
가. 공유 기준에 따른 검색 가능
넷킬러_독스는 자신이 특정 동료와 공유하고 있는 문서와 키워드 그리고 종류와 변경 기간에 따라 실시간으로 파일들을 리스팅하는 강력한 공유 검색 기능을 제공합니다.  검색 결과 문서는 상단의 진열대에 미리 보기로 나타나므로 문서의 표지를 보고 내용을 유추할 수 있도록 도움을 드립니다.
넷킬러_독스의 공유자 검색은 구글앱스 도메인내 사용자(임직원)외에 지메일 연락처에 등록된 이메일에 대해서도 공유 조건을 검색하고 확대할 수 있습니다. 즉, 개인 지메일에서 넷킬러_독스를 사용할 경우 자신의 개인 연락처 공유 조건으로 검색이 가능합니다.  
나. 구글 드라이브 문서 검색 기능
 넷킬러_독스가 전자결재를 통해 저장하는 모든 클라우드 문서는 구글독스 문서로 만들어져 고객사 도메인의 구글 드라이브에 저장됩니다. 구글 드라이브는 자신의 계정을 중심으로 접근이 가능한 모든 문서와 파일에 대한 실시간 검색을 지원합니다. 이는 넷킬러_독스 전자결재 승인 상태와 결재자 등 정보를 가지고 넷킬러_독스 안에서 검색도 가능하지만 동시에 구글 드라이브와 지메일 등의 구글앱스에서도 검색이 가능하다는 것을 의미합니다.  
특히 GSA(Google Search Appliance)를 사용할 경우 실시간 검색외에 문서에 대하여 RSS 피드를 생성함으로써 각 사용자별 최적화된 검색 경험을 제공할 수 있습니다. GSA가 지원하는 오프라인 파일에 대한 검색은 물론이고 SAP, Oracle 등 ERP 시스템에 대한 원격 검색도 가능하므로 클라우드와 비클라우드를 통합한 검색을 구현할 수 있습니다. 
이 경우 넷킬러_독스 전자결재 문서의 검색 결과 역시 GSA에 통합되어 서비스가 제공됩니다.

2-6. 문서 저장 규격
 어디에서나 파일에 액세스합니다.
Mac, PC 또는 휴대기기나 브라우저의 Google 드라이브는 어디에서든 최신 온라인 버전 파일을 한 곳에 보관할 수 있습니다. 원하는 파일 형식을 업로드할 수 있을 뿐 아니라 Google 문서도구도 Google 드라이브에 저장할 수 있습니다.
 저장용량 구입 및 유연한 확장
사용자당 5GB의 저장용량을 기본으로 제공합니다. 저장용량이 더 필요한 경우 월 4달러라는 저렴한 가격으로 20GB를 구매할 수 있으며 관리자가 사용자당 최대 추가 저장용량 16TB(16,000GB)까지 한 곳에서 간편하게 구매하고 관리할 수 있습니다.
2-7. 프린트 출력(구글 클라우드 프린트)
    넷킬러_독스는 구글 문서를 기반으로 하고 있으므로 모든 종류의 문서에 대하여 ‘구글 클라우드 프린트'를 지원합니다. 자세한 내용은 https://support.google.com/cloudprint/ 를 참고하십시요.
2-8. 공유와 협업
 구글 드라이브에 저장된 구글독스 문서와 파일에 대하여 공동 작업이 가능합니다. 구글독스의 경우 위의 화면과 같이 실시간 협업(Collaboration)이 가능하며 넷킬러_독스의 경우 구글독스의 협업 기능을 구글 앱스 계정외에 개인 지메일 사용자 그리고 구글 계정을 가지고 있지 않은 일반 이메일과 페이스북 등 배타적인 서비스 사용자에까지 전자결재 협업을 확장할 수 있는 차별화된 기능을 제공합니다.    
2-9. 모바일 지원
 모바일 스마트폰(아이폰, 안드로이드, 아이패드, 타블렛 등)의 지원은 현재 클라우드 문서의 생성과 편집(협업) 공유에 있어 가장 중요한 요소입니다. 그러므로 언제 어디서나 시간과 장소의 제약이 없이 자신의 디바이스에서 쉽게 문서를 확인할 수 있어야합니다.
 넷킬러_독스를 통해 전송된 전자결재 승인/상신 결과 등은 해당 문서의 링크(보안상 첨부 파일이 아닙니다.)를 가지고 있는 이메일로 전달되며 스마트폰에서 링크를 클릭하면 해당 구글독스 문서의 내용이 실시간으로 HTML 변환되어 나타납니다. 물론 전자결재에 관련한 구글 문서를 구글이 제공하는 스마트폰 앱이나 모바일 브라우저를 통해 직접 열어 상대방과 편집(공통 협업)을 하거나 필요할 경우 구글 플러스에 연결시켜 행아웃(Hangout)으로 서로 얼굴을 보면서 공동 작업이 가능합니다.
2-10. ERP DB 시스템과의 커스텀 연동<왼쪽 아래 SAP ERP 시스템으로부터 실시간 구매 전표를 가져와 구글독스 스프레드시트가 실시간 생성되는 화면과 이를 전자결재에 태우는 화면(오른쪽 상단)>
 넷킬러는 업계에 가장 많은 구글독스 연동 경험을 가지고 있으며 SAP과 Oracle 등 복잡한 ERP 시스템의 결재 흐름에 맞추어 자동화된 전자결재 연동 API도 함께 제공하고 있습니다. 가령, ERP를 통해 구매 전표를 구글독스로 자동으로 생성하고 이를 구글 캘랜더 등과 연결시켜 복잡한 전자결재를 태운다던지 이후 결재가 완료되면 다시 ERP DB 시스템에 전송하는 양방향 시스템의 구성이 가능합니다. 넷킬러 전자결재 엔터프라이즈 고객사 상당수가 위와 같이 양방향(혹은 단방향) 연동을 자신의 ERP 시스템과 하고 있으며 SAP 연동 통신 프로토콜에 대하여 다양한 경험을 가지고 있습니다.

3. 국내외 활용 사례
 넷킬러는 지난 2007년부터 구글앱스를 기반으로한 클라우드 문서 관리에 관심을 가지고 전자결재와 문서 관리 등 다양한 솔루션들을 순수 구글앱스 기반으로 개발해왔습니다. 현재까지 약 250개사 엔터프라이즈 기업 고객과 약 7만명의 사용자가 구글 드라이브에 저장된 자신의 문서와 파일들을 넷킬러_독스를 통해 관리하고 계십니다.
--
“구글을 가장 잘쓰는 직장인 되기" 구잘직 - 넷킬러 전자결재 시스템 소개 내용 중
  사내 모든 공식 비공식 문서를 웹오피스로 작성하면, 모든 프로세스가 종이 인쇄 없이 온라인상에서 이뤄지고, 또 온라인상의 자료를 갖고 전자결재 시스템 프로세스를 밟을 수 있다. 조선비즈의 경우 구글 앱스 응용 솔루션 중에서 가장 활용도가 높은 솔루션이 전자결재 시스템이다. 조선비즈는 구글 앱스를 먼저 도입해 웹오피스를 비롯해 이메일, 그룹스, 구글 사이트 도구 등을 충분히 익힌 다음에 전자결재 시스템을 구글 앱스 마켓플레이스에서 넷킬러사가 개발한 구글 앱스 전자결재 시스템 (Netkiller GoogleApps Workflow)를 구매하여 인트라넷에 붙여서 사용하고 있다.
- 중 략 -
이처럼 구글 앱스에 기업용 전문솔루션을 바로 붙이면 개발, 유지보수 등 여러 가지 면에서 효율적이다. 비용 측면에서 사용자 1인당 1년에 일정액수를 지불하는 방식으로 자체 개발이나 외부 업체 개발방식으로 솔루션을 만들어 사용하는 것보다 훨씬 저렴하다.
이런 전자결재 업무 프로세스는 회사의 의사결정과정을 크게 단축시킨다. 또 의사결정권자들이 담당자의 기안의 내용을 사전에 자세히 알고 있기 때문에 특별히 결재과정에서 다른 지시를 할 가능성이 확 줄어든다. 이런 점 덕분에 업무를 예측할 수 있는 가능성이 높아지고, 기안에서 의견조정, 최종 의사결정에 이르기까지 전체 업무 프로세스를 물 흐르듯이 진행할 수 있다.
--
 엔터프라이즈 기업의 경우 임직원 약 700명이 되는 자동차 제조업을 비롯하여 철강 기업등 국내 업계 선도적인 기업에서 내부 협업 기반의 클라우드 문서관리와 전자결재를 위하여 2010년부터 넷킬러_독스 엔진으로 구성된 컨스텀 솔루션을 자체 SAP 및 Oracle ERP 시스템과 연계하여 사용 중에 계십니다.
구글 글로벌 엔터프라이즈 블로그에 소개된 엠에스오토텍 고객 사례 (회사 전체 문서를 클라우드에서 관리하고 계십니다.) https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=n_pEZtfM6-E 
해외 글로벌 공공/교육 사례로서는 미국내 공공/사립 학교와 EU의 공공 세무부서에서 클라우드 문서 협업을 위해 넷킬러_독스를 활용하고 계십니다.
대단히 감사합니다.