구글앱스 사용 기업의 생산성 향상을 위한 4가지 추천 도구

구글 독스, 구글 드라이브, 공유 캘린더 등 구글의 여러 가지 서비스를 업무 환경에서도 커뮤니케이션 & 협업 툴로 사용할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?


국내에서도 이미 다양한 산업계의 많은 기업에서 업무용 구글 서비스인 구글앱스에 도메인 주소를 연결하여 지메일 등 여러 가지 구글의 서비스를 비즈니스 용도로 사용하고 있습니다.


특히 모든 사용자에게 기본으로 제공되는 30GB의 넉넉한 이메일 용량 (구글 드라이브 포함)과 공유 기반의 실시간 문서 작업이 가능하다는 점이 인기 요소로 꼽힙니다.


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[구글앱스 구성도]


이처럼 구글앱스를 활용하면 기본적으로 이메일, 주소록, 채팅, 일정 관리, 문서 협업, 파일 저장 & 공유 등 업무에 반드시 필요한 기능을 안정적으로 이용할 수 있습니다.


하지만 회사가 다르면 업무 프로세스도 달라야 하는 법! 전자결재, CRM, 회계 프로그램 등 구글앱스에는 없는 추가 기능이 포함된 생산성 도구가 필요한 경우가 많습니다.


이러한 요구에 부응하기 위해 구글은 서드파티 개발자가 제작한 생산성 도구*를 오픈 마켓에 올리고 사용자가 원하는 제품을 찾아서 사용할 수 있도록 지난 2010년부터 구글앱스 마켓플레이스를 운영 중입니다.


* ‘구글앱스 애드온, 구글 애드온, 크롬 애드온’ 등의 이름으로도 불립니다.


그렇다면 마켓플레이스에 앱과 기타 구글앱스를 위한 생산성 도구 중, 국내 구글앱스 사용 업체에서 많이 필요로 하는 생산성 도구에는 어떠한 것들이 있을까요?


국내에서 검색 및 사용 빈도가 높은 네 가지 추천 도구를 소개합니다.


1. 전자 결재 & 문서 중앙화 - 콜러베이트


구글 드라이브와 구글 독스를 비롯한 문서 도구의 공유 기능을 잘 활용하면 여러 사람이 문서 작업에 함께 참여할 수 있어 매우 효율적인 업무 진행이 가능합니다.


하지만 기안서, 보고서, 결의서 등 각종 문서 양식을 활용한 전자결재 활용 빈도가 높은 조직은 구글 드라이브에서 전자결재 기능을 제공하지 않아 불편함을 겪는 경우가 많습니다. 또한 각 직원이 생성한 문서는 본인이 소유하는 구조이므로 인사 변동이 생기는 경우 중요한 문서가 사라지는 등 혼란이 생기기도 합니다.


이 경우 구글 기반 협업 중심 전자결재 어플리케이션 콜러베이트를 활용하면 협업의 장점과 전자결재의 장점을 함께 살리며 효율적인 문서 작업을 진행할 수 있습니다.


또한 콜러베이트에서 전자결재된 모든 문서의 소유권은 자동으로 중앙 문서 관리자에게 이전되므로 기업 내 중요 문서가 더욱 안전하게 보관됩니다.



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[이미지 출처: 콜러베이트 공식 홈페이지]



주요 기능
  • 전자결재 (순차적 결재, 수평적 합의 결재, 협조처, 수신처)
  • 실시간 결재 알림
  • 공용 결재 템플릿
  • 문서 중앙화 (결재 문서 소유권 자동 이전)
  • 태그 (문서 및 파일 라벨링)
  • 구글앱스 사용자 일괄 동기화
  • 태블릿, 스마트폰 최적화 UI 제공


가격
  • 1인 사용자: 무료
  • 2인 이상 조직: 사용자 당 $40/년 (엔터프라이즈 버전 $60/년)



2. 구글앱스 데이터 백업 - 스패닝 백업


구글앱스 도입 후 가장 많이 받는 문의 중 하나는 바로 사용자의 실수로 인해 유실된 사내 중요 데이터의 복구 요청입니다. 이러한 실수는 대부분 구글앱스 사용법을 잘 알지 못해 실수로 데이터를 삭제하는 경우, 혹은 누군가 우발적으로 데이터를 손상시키는 경우 발생합니다.


구글의 데이터 센터는 세계적으로 손꼽히는 안전성을 자랑하지만 위와 같은 실수로 인한 데이터 피해를 100% 방지할 수는 없습니다. 개인의 실수로 인해 파일이나 관련 레코드가 손상되는 경우 그에 대한 책임은 구글이 아닌 해당 사용자와 기업에 있기 때문입니다.


개인 사용자의 실수나 악의에 의해 회사의 소중한 자산이 손상된다면 그에 따른 피해는 이루 말할 수 없을 정도로 크겠죠? 이메일, 문서 등 중요 비즈니스 데이터를 다른 클라우드 공간에 백업하는 것이 하나의 대안이 될 수 있습니다.


Gmail, 구글 드라이브, 캘린더, 주소록 등에 저장된 중요 데이터를 AWS 클라우드로 실시간 백업하는 구글앱스 스패닝 백업을 소개합니다. 스패닝 백업은 구글앱스 마켓플레이스에서 가장 좋은 평가를 받는 구글앱스 백업/복원 솔루션이며 100% 복원을 보장하고 있습니다.  


[이미지 출처: 스패닝 백업 공식 홈페이지]



주요 기능
  • 실시간 데이터 백업 - Gmail, 구글드라이브, 캘린더, 주소록, 사이트
  • 데이터 검색 및 복원
  • 데이터 추출 (export) 후 로컬 디스크에 저장
  • 관리자 옵션 - 일반 사용자 임의 수정 방지
  • 백업 상태 히스토리 제공 (리포팅)
  • 변동 사항 업데이트 알림
  • 관리자 감사 로그


가격
  • 사용자 당 $40/년, 교육 기관에 25% 할인 제공


3. 구글앱스 온라인 교육 (e-learning) - 부스트 이러닝


구글앱스를 도입한 지 얼마 되지 않았거나 새로운 직원이 입사한 경우 효율적인 구글앱스 사용을 위한 교육이 반드시 필요합니다. 하지만 모두 본업에 바쁜 하루 하루... 누군가 구글앱스 교육 전담해서 진행하기란 쉬운 일은 아닙니다.


Boost eLearning 구글앱스 온라인 교육은 사용자가 언제 어디서나 온라인 어플리케이션을 활용하여 구글앱스 영상 강의를 볼 수 있는 트레이닝 툴입니다.


지메일, 캘린더, 드라이브, 구글 사이트 도구 등 가장 많이 사용하는 구글앱스 기능에 대한 설명이 1-2 분 단위의 짧은 동영상 묶음으로 제공됩니다. 모든 영상은 한국어, 영어, 중국어 등 11개 언어로 제공되므로 다른 언어를 사용하는 직원이 있는 경우에도 적극적인 활용이 가능합니다.

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[넷킬러 제공 이미지]


주요 기능
  • 지메일, 캘린더, 드라이브, 구글 사이트 동영상 강의 모음
  • 1-3분 단위의 주제별 영상
  • 주기적 컨텐츠 업데이트 - 구글 업데이트 내용 반영
  • 11개국 언어 제공 - 한국어, 영어, 중국어 등


가격
  • 사용자 당 $10/년


4. 프로젝트 관리 - 스마트시트 (Smartsheet)


진행 중인 프로젝트 수가 많아질수록 일정 관리는 어려워지고 무한대로 늘어나는 커뮤니케이션에 지쳤던 경험, 직장 생활을 하다 보면 누구나 한 번 쯤은 겪은 일이겠죠?


구글 클라우드 기반 프로젝트 관리 어플리케이션 ‘스마트시트’가 효율적인 프로젝트 관리를 위한 적절한 대안일 수 있습니다.


스마트시트에서는 실시간 협업 현황, 마감일 추적 등 다양한 프로젝트 관리 업무를 간트 차트 (Gantt Chart) 스타일의 화면을 통해 한 눈에 파악하며 진행할 수 있습니다. 이를 통해 팀원 관리에 들이는 시간을 줄이고 작업 알림, 재요청, 상태 심볼 등 다양한 작업 관리 기능을 활용하여 본업에 더욱 집중할 수 있습니다.


구글 앱스 사용자의 경우 구글 시트 가져오기, 구글 문서 첨부하기, Gmail과 작업 업데이트 연동하기 등 다양한 추가 기능을 이용할 수 있습니다.


[이미지 출처: 스마트시트 공식 홈페이지]


주요 기능
  • 간트 (Gantt) 도표 형태의 스프레드시트 제공
  • 스프레드시트 템플릿 제공
  • 캘린더 뷰 - 일정 중심 프로젝트 현황 조회
  • 프로젝트 마감일 추적
  • 작업 알림 및 진행 요청
  • 구글 드라이브 기반 파일 공유
  • Gmail에서 프로젝트 업데이트
  • 자동 완성 수식


가격
  • 개인 버전: $14/월
  • 비즈니스 버전: 3명 기준 $39/월, 1명 추가 시 $9/월 추가


이처럼 구글앱스 기반의 SaaS형 생산성 도구는 뛰어난 기능을 제공 하면서도 빠르고 저렴한 도입이 가능하다는 점 등 많은 이점을 제공합니다. 여러 가지 옵션의 기능, 활용성, 비용 등 여러 가지 측면을 고려하여 안전하게 업무 능률을 향상시킬 수 있는 애드온을 선택해보세요!


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