드랍박스와 에버노트의 기능, 구글 드라이브로 사용하기


파일을 저장하기 위해 드롭박스 (Dropbox)를, 실시간 메모를 위해 에버노트 (Evernote)를 사용하시나요?  이처럼 여러 가지 앱을 이용하시는 분들께 넷킬러가 드리는 꿀팁! 구글 드라이브로 여러 가지 기능을 통합하여 사용하는 방법을 소개합니다.
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구글 드라이브: 드롭박스를 대체하는 저장 기능
드롭박스는 클라우드 기반 파일 저장 & 공유 서비스로 온라인 파일 저장 및 공유 서비스를 지원합니다.  PC 용량 제한에서 자유롭다는 점과 장소와 기기의 제한 없이 파일 접근할 수 있는 장점 덕에 이미 국내에서도 수많은 사용자가 이용하고 있습니다.

최소 5명의 사용자만 있다면 업무 환경에서도 드롭박스 비즈니스 버전을 사용할 수 있으며, 각 사용자에게는 1TB의 용량이 주어지므로 사용자가 10명인 경우 10TB의 웹 저장 공간을 연간 $1,500 (사용자 당 연간 $150)에 이용하게 됩니다.

구글 드라이브 역시 클라우드 저장소 기능을 기본으로 제공하면서도 여러 가지 부가 기능까지 함께 제공한다는 사실, 알고 계셨나요?



구글 드라이브의 비즈니스 버전인 드라이브 포 워크 (구글앱스 무제한 버전 - Apps Unlimited)를 이용하면 무제한 용량*을 이용할 수 있습니다. (*5인 이상 사용 시)
드라이브 포 워크의 주요 기능은 다음과 같습니다.
  • 실시간 문서 편집 및 동기화: 구글 드라이브에서 작성한 문서 내용은 실시간으로 자동 저장되며, 구글 드라이브를 PC 또는 Mac에 다운로드 하는 경우 변경된 내용이 PC에도 자동으로 동기화됩니다.
  • 데이터 백업/아카이빙: 구글앱스 볼트 서비스를 기본으로 제공합니다.
  • 무제한 용량: 저장 용량에 제한이 없습니다. 단, 5명 미만의 사용자가 이용할 경우 개인 당 1TB의 용량이 제공됩니다.
  • 강화된 보안: 사용자가 드라이브 콘텐츠를 조회, 작성, 업데이트, 삭제 또는 공유할 때마다 기록되는 드라이브 감사 보고서 기능 및 조직 단위 별로 문서 다운로드, 외부 공유  설정 제어가 가능한 고급 드라이브 관리자 제어 기능을 제공합니다.

이렇게 다양한 기능을 제공하는 구글 드라이브를 10명의 사용자가 함께 사용하는 경우, 연간 $1,200의 비용 (사용자 당 연간 $120)의 저렴한 가격에 무제한 용량과 부가 혜택을 누릴 수 있습니다. 더 많은 기능에 합리적인 가격까지, 일석이조의 효과를 기대할 수 있습니다.


구글 드라이브: 에버노트를 대체하는 실시간 저장 기능

에버노트는 간편한 노트 기능과 웹 클리핑 기능으로 많은 사용자의 사랑을 받는 서비스입니다.

구글 드라이브는 역시 동일한 기능, 즉 실시간 파일 동기화가 가능한 어플리케이션으로 컴퓨터, 스마트폰 등 모든 기기를 활용하여 새로운 내용을 실시간으로 업데이트 할 수 있습니다. 또한, IFTTT Zap 등의 어플리케이션을 이용하면 구글 드라이브와 에버노트간에 동기화가 가능합니다.

동기화 기능에 웹클리핑 기능까지 제공하면 정말 완벽하겠죠? 크롬의 확장 기능인 Save to Google Drive 를 이용하면 구글 드라이브에서도 에버노트처럼 웹클리핑이 가능하여 보고 있는 웹 페이지 정보를 간편하게 저장할 수 있습니다.


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[구글 드라이브의 웹클리핑 서비스: Save to Google Drive]

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[간편한 웹 메모장: Google Keep]

간단한 텍스트 위주의 내용을 빠르게 저장하고 싶은 경우엔 구글의 메모 앱 Google Keep을 활용하면 더욱 편리합니다.


넷킬러는 여러분의 협업을 돕습니다

넷킬러의 고객사인 IT 회사 A는 100여 명의 직원과 함께 드롭박스 비즈니스 버전을 오랜 기간 사용했습니다. 하지만 구글 이메일 서비스를 사용하기 시작하면서 구글앱스에 포함된 협업 솔루션에도 관심을 가지게 되었습니다.
검토 끝에 A사는 드라이브 포 워크 (구글앱스 무제한 버전 - Apps Unlimited)를 도입하였고,  무제한 저장 공간 뿐만 아니라 캘린더, 사이트, 그룹스 및 이메일 아카이빙 (구글앱스 볼트) 서비스까지 함께 이용할 수 있게 됐습니다. 이로써 A사는 드롭박스와 구글앱스로 분산된 서비스를 하나로 통합하며 협업 효율성을 크게 높이고 비용 또한 절감하는 효과를 거두었습니다.


이처럼 전 세계 사람들이 함께 일하는 글로벌 시대에는 각 조직의 업무 특성에 맞는 최적의 협업 솔루션을 갖추는 것이 가치 창출의 지름길입니다. 구글앱스 프리미어 파트너 넷킬러와 함께 여러분의 조직에 최적화된 클라우드 솔루션을 찾아 협업 효율성을 높이고 불필요하게 소모하는 IT 비용을 절감해보세요!

감사합니다.


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내 스마트폰과 구글 동기화 하기 - 안드로이드 편

이동 중인 지하철에서 스마트폰으로 이메일을 확인하고 구글 드라이브에 저장된 문서를 열어보는 모습, 더 이상 낯선 모습은 아니죠?


하지만 스마트폰 동기화 설정이 제대로 되어있지 않다면,

'어? 김 대리가 보낸 메일이 왜 스마트폰에선 안보이지?'
'왜 어제 PC로 구글 드라이브에 올린 사진이 스마트폰에서는 안보이지?'

이처럼 이메일이 스마트폰 Gmail 앱에서는 보이지 않거나, 구글 드라이브 내 문서에 업데이트 된 내용을 제대로 확인할 수 없습니다.


Gmail, 구글 드라이브, 구글+ 등에 업데이트 되는 내용을 스마트폰에서도 실시간으로 확인할 수 있도록 동기화 하는 방법을 알아보겠습니다.



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  • Step 1: 먼저 좌측 하단의 메뉴 버튼을 누르고 [환경설정]으로 이동합니다.
  • Step 2: 환경설정 화면에서 [계정] 탭으로 이동하신 후, 여러 종류의 계정 중 [Google] 을 선택해 주세요.
    • Note: 스마트폰 기종 및 안드로이드 버전에 따라 화면 구성은 조금씩 다를 수 있습니다.
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  • Step 3: 동기화 할 계정을 선택해주세요.
    • Note: 구글앱스 계정 (ex: netkiller.com)과 개인 구글 계정 (Gmail)의 동기화를 별개로 설정할 수 있습니다.
  • Step 4: 여러 가지 구글 서비스 (앱) 중 동기화 하고자 하는 서비스를 선택하여 동기화를 진행해주세요. 동기화된 서비스는 수시로 자동 동기화 됩니다.
    • 권장 사항: 많은 서비스 중 Gmail, 주소록, 구글 드라이브 등 이용 빈도가 높은 서비스는 언제나 동기화가 진행되도록 설정 하시는 것이 좋습니다. 특히 콜러베이트 모바일 버전 이용 시 구글 드라이브 동기화가 꺼진 경우 문서에 업데이트 내용이나 새롭게 업로드된 파일을 실시간으로 확인할 수 없습니다.



감사합니다.


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(업데이트) 구글 독스 (Google Docs) 셀 병합 기능 지원


[Google Docs 셀 병합 기능 지원]


MS Office Word를 사용하다가 Google Docs를 사용할 때 가장 불편했던 점 중 하나가 바로 표의 셀 병합 기능이 지원되지 않는 점이었습니다.

이러한 불편함을 보완하기 위해 구글은 2014년 12월 1일부로 구글 독스 내 셀 병합 기능을 지원하기 시작했습니다.


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[이미지 출처: Google Apps Updates 블로그]



하지만 일부 구글앱스 사용자의 경우 신기능 출시 이후에도 일정 기간동안 해당 기능을 이용할 수 없었습니다. 그 이유는 바로 구글앱스 관리자 콘솔 내 “회사 프로필” “새로운 사용자 기능” 설정이 “계획 출시”로 설정되어 있었기 때문입니다.


* 여기서 잠깐! "계획 출시"란?

사용자는 주간 일정에 따라 자동으로 새로운 출시를 받으며, 일반적으로는 빠른 출시 후 1~2주에 사용할 수 있습니다. 이 출시 트랙은 새 기능에 대해 알아보거나 지원 담당자를 교육하거나 해당 기능을 받기 이전에 사용자에게 알리고자 하는 경우 유용합니다.


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위 설정을 “계획 출시”가 아닌 “빠른 출시”로 변경하시면 구글에서 출시되는 대부분의 새로운 서비스 내용을 실시간으로 확인하고 사용할 수 있습니다.

2014년 12월 29일 현재, 구글 독스 내 셀 병합 기능은 새로운 사용자 기능 설정이 “계획 출시”로 되어있어도 정상적으로 사용이 가능합니다.



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추가적인 구글의 업데이트에 관심이 많으신 분들은 구글 업데이트 캘린더 (영문), 또는 구글 업데이트 블로그 (영문)를 수시로 확인하시며 신기능을 빠르게 이용해보세요 ^^



감사합니다.




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넷킬러 콜러베이트 2014 봄 업그레이드 버전이 릴리즈되었습니다.

2014년 봄의 시작과 함께 기쁜 마음으로 넷킬러 콜러베이트 2014 봄 업그레이드 소식을 전해드립니다. 지난 2013년 12월 블로그 사전 공지 후 안정화 작업과 기능 개선에 집중하였으며, 드디어 오늘 여러분께 기능이 정식 릴리즈되었습니다. 넷킬러 콜러베이트 웹 사이트 http://www.collavate.com/korean/ 에서 직접 체험해보십시오.

1. 3배 더 빨라진 결재 협업 프로세스 실행 속도
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넷킬러 콜러베이트에서 문서 프로세스를 진행하면 Google Drive API를 통해서 문서의 소유권을 해당 고객사 도메인의 문서 중앙 관리자로 변경함과 동시에 각 결재 협업 구성원분들에게 편집/읽기 권한 등을 순차적으로 할당하는 등의 10여가지의 내부 프로세싱 작업이 동시에 실행됩니다.
이러한 결재 협업의 복잡한 프로세스에 따라서 최대 9초까지 응답 시간이 지연되는 경우도 있었는데, 이번 릴리즈를 통해 모든 결재 협업 프로세스(클래식 UI 포함)의 실행 속도가 기존 대비 약 3배 정도 개선되어 대부분의 경우 1~2초 안에 결재 협업을 마칠 수 있습니다.   
앞으로는 결재 협업을 1초 미만으로 처리할 수 있도록 추가적인 속도 개선 작업도 진행중입니다.  

2. 프로세스 디자인 팝업에서 구성원 추가시 구글앱스 조직도와 지메일 연락처를 지원합니다.  
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기존의 클래식 UI 사용을 고수하는 이유중의 하나는 결재 협업 구성원을 추가할 때 구글앱스 조직도에서 선택하는 부분때문이었습니다.  이제 결재 협업 디자인 팝업에서 마우스로 구글앱스 조직도를 펼치고 연락처를 검색하여 추가하실 수 있습니다. 즉, 위 화면과 같이 구성원을 리스트, 연락처, 구글앱스로 구분하여 리스트하고 검색, 선택하실 수 있습니다.


3. 콜러베이트 안에서 문서를 생성하며 작성하고 결재 협업(협업이 가능한 전자결재)을 바로 시작할 수 있습니다. 
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클래식 버전에만 제공되었던 문서 생성과 편집을 동시에 하면서 결재 협업을 진행하는 방식이 이제 모든 버전에 적용되어 릴리즈되었습니다. 기존 기능과 더불어 태그를 달고, 문서의 보안 레벨을 바로 지정하는 등 보다 직관적인 결재 프로세스와 서명 보기 등이 가능합니다. 이제 위 기능때문에 기존 클래식 버전을 사용하던 불편을 해소할 수 있게 되었습니다. Screen Shot 2014-03-04 at 오후 2.01.18.png
특히 결재가 진행중인 문서를 누르면 해당 문서의 서명 내용까지 함께 나타나므로 결재 상태를 보다 직관적으로 이해할 수 있는 장점이 있습니다. (결재 문서에 대하여 ‘서명과 함께 프린트 출력 기능’도 함께 개선되어 조만간 릴리즈될 예정입니다.)
4. 여러개의 구글 드라이브 문서와 파일을 하나로 묶어 결재 협업을 시작할 수 있습니다.
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클래식 버전에서는 하나의 문서에 대하여 여러 파일을 첨부하는 형태로 결재를 진행함으로써 문서 외 첨부 파일에 대한 통합 검색과 중앙 관리가 어려웠습니다.
이제 본 릴리즈를 통해 구글 드라이브에 존재하는 문서와 파일들을 최대 4개까지 하나로 묶어 한번의 결재 협업 프로세스로 진행을 하실 수 있습니다. !
기존의 결재 협업 프로세스와 동일하게 관련근거(기존의 결재 협업된 문서를 참조하는 내용)도 함께 선택하실 수 있으며 모든 문서와 파일들(관련 근거 제외)은 결재가 시작되며 즉시 복사되고 문서 중앙 관리자로 소유권이 바뀌므로 문서의 관리 보안은 물론 통합 검색이 가능해졌습니다.

5. 결재 협업 임시 저장하기 기능과 완료후에도 구성원에 대한 편집 권한을 유지하는 옵션
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위 화면과 같이 결재 협업할 문서를 선택하고 바로 결재를 진행하지 않고 SAVE 버튼을 눌러 임시 저장하기가 가능합니다. 이렇게 저장된 결재 협업은 Draft 상태로 Process 메뉴에서 바로 확인하실 수 있습니다. 구성원을 추가하고 문서와 파일을 추가하는 등 임시 저장을 업데이트하신 후 정식 Process를 언제든지 진행할 수 있습니다.
특히, 프로세스 진행 시 ‘Keep member’s permission after process’를 선택하여 구성원에 대한 문서 접근 권한(Edit, Comment only)을 결재를 마치더라도 그대로 유지할 수 있습니다. (구글앱스의 경우 본 기능을 콜러베이트 Admin 에서 도메인 단위로 켜고 끌 수 있습니다.)
본 옵션은 지속적인 협업이 필요한 문서와 파일에 큰 도움이 될 것으로 기대합니다.
여기까지 넷킬러 콜러베이트 2014 Spring release 에서 새로워진 기능들을 정리하였습니다. 각 기능에 대한 보다 자세한 설명은 콜러베이트 사용자 가이드 에서 읽어 보실 수 있습니다.
이번 릴리즈에는 보다 개선된 사용자 인터페이스와 경험을 제공하기 위한 UI/UX 부분의 작은 개선도 있었는데 이 부분에 대해서는 콜러베이트 쇼셜 네트워크 사이트(페이스북: https://www.facebook.com/netkillercom   , 구플: https://plus.google.com/u/0/b/110837686349269614895/110837686349269614895/posts   , 트위터: https://twitter.com/netkillerkorea   )를 통해 지속적으로 공유하겠습니다.

자세한 기능 개선 항목은 여기 스프레드시트에서 확인하실 수 있습니다.
넷킬러 콜러베이트는 사용자 여러분의 지속적인 만족을 위하여 언제나 최선을 다하겠습니다.
대단히 감사합니다.

넷킬러 콜러베이트팀 드림
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구글 드라이브 문서와 파일을 태그(TAG)로 관리하세요.

이제 콜러베이트(Collavate)에서 구글 드라이브 문서와 파일을 개인/공유 태그(TAG)로 분류하고 검색, 관리할 수 있습니다.


구글 드라이브 파일과 문서에 태그 추가하기





여러개의 파일을 선택하고 공통 태그 (TAGs)를 지정할 수 있습니다.






- 왼쪽 확장 필터 메뉴에서 태그 (TAG)를 선택하여 리스팅 할 수 있습니다. 
- 파일을 선택한 후 태그 (TAG)를 바로 추가하는 것도 가능합니다.


선택된 문서나 파일에 태그를 지정함으로서 문서를 쉽게 조회하거나 찾을 수 있습니다. 가령, 태그 라이브러리에 작업의 상태(예, 준비중, 진행중, 완료됨)를 추가해두고 문서의 상태에 따라 분류를 할 수 있습니다. 동시에 문서의 종류에  따라 태그를 업무용, 개인용으로 분류해야 할 경우 ‘업무용', ‘개인용' 등으로 태그를 추가하여 분류할 수 있습니다.


콜러베이트 홈메뉴 왼쪽의 확장 필터 메뉴를 통해 태그가 적용된 파일들을 쉽게 나열하고 검색창에서 검색할 수 있습니다.


특히, 콜러베이트에서 만들어진 태그는 지메일이나 구글 드라이브앱(웹, 모바일 등) 안에서도 아래 화면과 같이 태그의 이름을 그대로 입력하여 검색이 가능합니다.





구글 드라이브 검색창에서 태그명을 입력하거나 정교한 검색을 위해 ctag: 태그명 으로 검색할 수 있습니다.


가령, ‘업무용' 태그가 적용된 파일을 나열하고 싶으시면 구글 지메일이나 드라이브 검색창에 ‘업무용' 키워드를 그대로 입력하여 검색이 가능하며 보다 정확히 태그가 적용된 파일만 나열하시고자 한다면 검색창에 ‘ctag:태그이름,태그이름,태그이름' 예) ctag:업무용,진행중 으로 해당 태그가 적용된 파일만을 리스트할 수 있습니다.


사용자가 구글 드라이브 문서와 파일에 대해서 태그를 추가하기 위해서는 적어도 수정자 이상의 권한을 가지고 있어야 하며 모든 태그는 구글 드라이브 파일에 함께 저장되므로 다른 사용자(읽기 권한 이상) 역시 해당 파일에 대한 태그를 검색하거나 분류할 수 있습니다.


도메인 공유 태그





- 관리자 모드에서 태그 메뉴에 들어가시면 공용 태그(TAG)를 직접 추가하거나 
개인 사용자들이 이용하고 있는 태그 리스트를 선택하여 오른쪽 화살표를 눌러 공용 태그로 지정할 수 있습니다.




콜러베이트 관리자는 특별히 회사 내부 사용자를 위한 도메인 공유 태그를 만들고 운영할 수 있습니다. 즉, 사용자가 각자 자신의 태그를 만들게 되면 회사 내 공유된 구글 드라이브 파일과 문서의 분류가 유사 단어들로 중복되거나 혼란스러울 수 있으므로 관리자가 회사 정책적으로 사전에 정의된 회사 공유 태그를 만들어 공유할 수 있습니다.


가령, 회사의 부서에 따라 파일 관리가 필요하다면 ‘구매부', ’관리부', ’영업부', ’개발부' 등으로 부서별 공용 태그를 만들고 작업의 상태나 추가적인 태그 등은 각 임직원들이 스스로 자신만의 태그를 추가하여 분류할 수 있도록 할 수 있습니다.


또한, 구매부에 관련한 파일이라면 ‘구매부'로 태그를 지정하고 해당 업무를 보는 담당자가 해당 파일에 대하여 ‘진행중’, ’프로젝트' 등으로 상태를 관리할 수도 있습니다.


도메인 공유 태그와 개인 태그는 각각 노란색과 회색으로 구분되어 선택하실 수 있습니다. 콜러베이트에서 만든 모든 태그는 구글 드라이브 파일의 속성에도 함께 저장되며 상기 검색 방법을 통해 태그 명으로 구글 드라이브 내에서 검색도 가능합니다.


개인용 지메일 사용자의 경우 구글앱스 사용자가 아니므로 도메인 공유 태그 기능을 제외하고 모든 태그 기능을 사용할 수 있습니다.


보다 자세한 사용 방법은 사용자 가이드(문서 관리 항목)를 참고하시거나 넷킬러 웹사이트 (www.netkiller.com/korean)를 통해 지금 연락주세요!


감사합니다.


콜러베이트 팀 드림