넷킬러 구글 Tip 웨비나: 구글 그룹스 활용 사례 소개 - 2015.07.09 (목)

안녕하세요, 넷킬러 팀입니다.

여러 명을 사람들을 그룹으로 묶어 그룹 이메일을 주고 받고, 커뮤니티로 까지 이용할 수 있는 구글 그룹스. 들어보긴 했는데 활용 방법을 잘 몰라 적극적으로 사용하지 못하셨나요?

2015년 7월 9일 (목) 오후 3시에 진행될 예정인 넷킬러 웨비나 "구글 그룹스 활용 사례 소개" 편을 통해 그룹스가 무엇인지, 어떻게 활용할 수 있는 지 사례를 공유하고자 합니다. 여러분의 많은 참여 바랍니다.


[교육 개요]

일시: 매주 목요일 오후 3시 (약 30분)
장소: 고투미팅 온라인 라이브 미팅
참가비: 넷킬러 고객이라면 무료로 제공됩니다
준비물: 컴퓨터 (or 스마트폰, 태블릿), Wi-fi 등 인터넷 연결 환경

교육 내용: 

1. 그룹스 전반 (10분)
 - 구글 그룹스 (Groups)란? 
 - 그룹 주소로 이메일 주고 받기

2. 그룹스 권한 설정법 (10분)
 - 보기 (읽기) 권한, 게시 (쓰기) 권한 설정 방법 

3. 활용 사례 (10분)
 - 사내 커뮤니티 창구로 이용하기
 - 고객 지원 창구로 이용하기


4. Q&A



[참가 신청]

아래 링크를 통해 간단한 인적 사항을 기입해주시면 이메일 초대장을 발송해드립니다.



[녹화본 신청]

해당 시간에 교육 참가가 어려우신가요?
넷킬러 웨비나 녹화본을 보시며 교육 내용을 확인하실 수 있습니다.


Youtube 녹화본 신청 링크: https://goo.gl/LLt8gZ

감사합니다.

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[넷킬러 구글 Tip] 구글사이트: 왕초보도 쉽게 만드는 협업 사이트

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안녕하세요, 오랜만에 돌아온 넷킬러 구글 Tip입니다. ^^


오늘은 컴퓨터 왕초보도 쉽게 만들 수 있는 웹사이트, “구글 사이트”에 대해서 알아보겠습니다.

# “구글 사이트” 란 무엇인가?


구글 사이트란 흔히 생각하는 “웹 사이트”를 사용자가 별도의 호스팅이나 HTML 사용 없이도 쉬운 형태로 만들 수 있도록 구글이 제공하는 서비스입니다.


사용자는 구글 사이트 플랫폼 위에 구글에서 제공하는 대부분의 서비스를 가젯형태로 게시할 수 있습니다. 예를 들어 구글 드라이브에서 작성한 파일을 사이트에 게시하면 해당 파일이 업데이트 될때마다 새로운 버전이 실시간으로 반영이 됩니다.


따라서 구글앱스 사용자가 구글 사이트 기능을 효과적으로 이용하면 PMS(Project Management System) 형태로 별도의 프로젝트 관리 툴을 구매하지 않아도 다른 사용자와 일정(구글캘린더), 파일(구글드라이브 문서) 등을 공유하며 효율적인 협업을 할 수 있습니다.


그럼 지금부터 구글 사이트를 사용하는 방법에 대해 알아보겠습니다.




구글 사이트 생성


  1. 구글 사이트 메뉴로 이동합니다.


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  1. 사이트를 생성합니다.


“만들기” 버튼을 누르면 사이트 이름과 템플릿, 카테고리 등을 지정할 수 있는 창이 나타납니다. 해당 화면에서 원하는 형태로 세부 사항을 설정한 후 사이트를 생성합니다.








  1. 새로운 사이트가 생성됐습니다.
마케팅 프로젝트를 진행하기 위한 Task Force 팀이며, “마케팅 TF”라는 이름을 가진 사이트가 탄생했습니다.


현재 개설 초기 상태이므로 사이트에는 홈 화면 이외에는 아무 것도 존재하지 않는 상태입니다.







사이트를 통한 파일/문서 공유



  1. 우측 상단의 ‘페이지 만들기’ 아이콘을 클릭하여 페이지를 생성합니다.






  1. 페이지의 세부 항목을 설정합니다.


페이지 이름, 템플릿 (웹페이지 형식, 자료실 형식 등 다섯 가지 형태의 템플릿 지정), 위치 선택 등이 가능합니다.







  1. 새로운 내용을 추가하기 위해선 우측 상단의 ‘페이지 수정’ 버튼을 클릭합니다.








  1. 상단 메뉴를 이용하면 원하는 가젯을 추가할 수 있을 뿐만 아니라 표 삽입, 레이아웃 변경 등의 작업 또한 가능합니다.



[사이트에 추가할 수 있는 가젯 목록]



  1. ‘드라이브’에서 ‘문서’를 추가 해보겠습니다.


다른 사람들과 공유하고 싶은 파일을 다음과 같은 방식으로 게시할 수 있습니다. 물론 게시 전에 화면에 보이는 가젯의 크기, 위치 등을 지정할 수 있습니다.




앞서 4번 화면에서 본 것처럼 사이트 내 페이지에는 문서 뿐만 아니라 스프레드시트, 슬라이드, 설문지 등을 가젯 형태로 추가할 수 있습니다. 해당 파일을 다른 사람과 공유하고 함께 수정하는 경우 수정된 내용은 즉각적으로 사이트에 게시된 문서에 반영됩니다.


이와 같은 방법으로 사내에 있는 팀원 혹은 상급자와 함께 파일/사이트를 공유하면 각자 파일을 만들고, 그 파일을 취합하고, 취합한 파일을 매번 버전관리 하며 메일로 보내는 등의 불필요한 과정 없이 간편하게 협업할 수 있습니다.





또한 위와 같은 방식으로 특정 공유 캘린더를 게시하면 캘린더를 볼 수 있는 권한을 가진 사람은 즉각적으로 사이트를 통해 일정을 확인할 수 있습니다.


특히 단기적인 프로젝트를 진행할 때 deadline과 업무 프로세스 등을 관리하는 데 굉장히 유용한 기능입니다.


  1. 뿐만 아니라 하드디스크에 저장된 파일을 업로드 할 수 있으며 (버전 관리도 가능), SNS에서 사용하는 방식과 같이 댓글도 남길 수 있습니다.


* 댓글을 추가할 때 “+특정 사용자 계정 / 내용” 과 같은 방식으로 입력하면 해당 사용자에게 내용이 실시간으로 이메일을 통해 전달 되고, 내용을 받은 사람은 이메일 화면을 통해서도 답변을 남길 수 있습니다.




사이트 공유


사이트에 올린 내용을 공유하지 않는다면 혼자 사용하는 사이트에 지나지 않겠죠? 
사이트를 다른 사람과 공유해보겠습니다. 사이트 공유는 기본적으로 구글드라이브 (문서 도구)에서 문서를 공유하는 방식과 동일합니다.




  1. 우측 상단에 위치한 “공유” 클릭


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  1. 공동 작업자, 각 작업자의 권한 등을 원하는 방식으로 설정합니다.




  • 단, 공동 작업자와 캘린더/파일 등을 함께 열람하며 작업하기 위해서는 해당 캘린더/파일 등이 상대방과 공유되어 있어야 합니다.



사이트 관리







사이트 관리자는 ‘사이트 관리’ 메뉴를 통해 최근 사이트 활동, 페이지, 첨부파일 뿐만 아니라 공유 및 권한 설정 등을 자유롭게 제어하며 사이트를 관리할 수 있습니다.


특히 ‘테마, 색상 및 글꼴’ 탭을 클릭하시면 다음과 같이 각 페이지의 테마를 원하는 형태로 지정할 수 있으며, 각종 추가 템플릿의 검색도 가능합니다.


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넷킬러는 국내 사용자에게 친숙한 인트라넷 형태의 포털 템플릿을 제공하고 있으며 이를 통해 1 page 포털 형태로 구성된 사이트에서 이메일, 전자 결재 (콜러베이트), 일정 등 메뉴에 간편하게 접속할 수 있습니다.



 






감사합니다.



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(업데이트) 구글 독스 (Google Docs) 셀 병합 기능 지원


[Google Docs 셀 병합 기능 지원]


MS Office Word를 사용하다가 Google Docs를 사용할 때 가장 불편했던 점 중 하나가 바로 표의 셀 병합 기능이 지원되지 않는 점이었습니다.

이러한 불편함을 보완하기 위해 구글은 2014년 12월 1일부로 구글 독스 내 셀 병합 기능을 지원하기 시작했습니다.


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[이미지 출처: Google Apps Updates 블로그]



하지만 일부 구글앱스 사용자의 경우 신기능 출시 이후에도 일정 기간동안 해당 기능을 이용할 수 없었습니다. 그 이유는 바로 구글앱스 관리자 콘솔 내 “회사 프로필” “새로운 사용자 기능” 설정이 “계획 출시”로 설정되어 있었기 때문입니다.


* 여기서 잠깐! "계획 출시"란?

사용자는 주간 일정에 따라 자동으로 새로운 출시를 받으며, 일반적으로는 빠른 출시 후 1~2주에 사용할 수 있습니다. 이 출시 트랙은 새 기능에 대해 알아보거나 지원 담당자를 교육하거나 해당 기능을 받기 이전에 사용자에게 알리고자 하는 경우 유용합니다.


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위 설정을 “계획 출시”가 아닌 “빠른 출시”로 변경하시면 구글에서 출시되는 대부분의 새로운 서비스 내용을 실시간으로 확인하고 사용할 수 있습니다.

2014년 12월 29일 현재, 구글 독스 내 셀 병합 기능은 새로운 사용자 기능 설정이 “계획 출시”로 되어있어도 정상적으로 사용이 가능합니다.



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추가적인 구글의 업데이트에 관심이 많으신 분들은 구글 업데이트 캘린더 (영문), 또는 구글 업데이트 블로그 (영문)를 수시로 확인하시며 신기능을 빠르게 이용해보세요 ^^



감사합니다.




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구글 드라이브 Tip - MS Office 문서 업로드 방식별 가이드



[구글 드라이브 - MS Office 파일 업로드 Tip]



구글 드라이브에 MS Office 문서를 업로드하고 편집할 때 파일이 MS 형식으로 저장되는 것인지, 구글 문서 형식으로 저장되는 것인지 헷갈리는 경우가 많습니다.


그래서 준비했습니다! 오늘은 구글 드라이브에 원하는 형태로 파일을 저장하는 방법과 크롬에서 바로 MS Office 문서를 편집하는 방법을 알아보겠습니다. :D



  • 구글 드라이브 화면의 기준은 ‘구 버전 드라이브’가 아닌 ‘새 버전 드라이브’입니다.
  • 워드 (.doc, .docx) / 엑셀 (.xls, .xlsx) / 파워포인트 (.ppt, .pptx) 중 워드 (.doc, .docx) 형식을 대표 예시로 보여드리겠습니다. ^^



  1. MS Office 파일 그대로 업로드 (확장자 변동 x)



구글 드라이브 ‘설정’ 화면에서 ‘업로드된 파일을 Google 문서 편집기 형식으로 변환’을 해제합니다. 새 드라이브 사용 후 별다른 설정을 하지 않았을 경우에는 이 설정이 기본 값으로 설정되어 있습니다.








이 경우 MS Office 파일은 업로드 시 파일 확장자가 변경되지 않고 그대로 저장되며 다운로드 받을 경우 동일한 파일이 다운로드 됩니다.







미리보기 화면에서 ‘열기’를 클릭하면 구글 문서도구 형태로 편집이 가능하며, 자동으로 생성된 동일한 내용의 구글 문서 (.gdoc)는 역시 동일한 이름으로 자동 저장됩니다.






반대로 구글 문서도구 양식 (.gdoc)으로 저장된 문서를 MS Office 파일 (.docx)로 저장하는 것 또한 가능합니다.










  1. MS Office 파일을 구글 문서 형식으로 자동 변경하여 업로드



앞에서 살펴봤던 구글 드라이브 ‘설정’ 화면에서 ‘업로드된 파일을 Google 문서 편집기 형식으로 변환’ 기능을 활성화합니다.







이 경우 구글 드라이브에 업로드되는 모든 MS Office 형식의 파일은 구글 문서도구 형식 (구글 독스, 구글 스프레드시트, 구글 슬라이드)로 변경되어 업로드됩니다.


특히 구글 문서도구 형식의 파일은 파일 용량이 0이므로 용량 관리에 탁월합니다.








  1. MS Office 파일을 확장자 그대로 구글 드라이브 화면에서 편집



먼저 구글 크롬 익스텐션 [문서, 스프레드시트, 프레젠테이션으로 Office 버전 수정]의 설치가 필요합니다.





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익스텐션 설치 후 드라이브에서 MS Office 파일을 더블 클릭하면 미리보기 화면 대신 다음과 같은 화면이 나타납니다.






좌측 상단에 구글 독스 아이콘 모양 대신 워드 (Word)를 상징하는 W가 자리잡고 있는 것을 확인할 수 있습니다.


PC에서 사용하는 워드에 비해서 기능적 제약은 많지만 기본적인 편집이 가능할 정도의 기능이 제공되며, 변경된 사항은 실시간으로 저장됩니다.



@ 단, 본 익스텐션은 구글 드라이브 ‘설정’ 화면 내 ‘업로드된 파일을 Google 문서 편집기 형식으로 변환’ 기능이 비활성화된 상태에서 정상적으로 동작합니다.




감사합니다.



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포스티니 사용자를 위한 볼트 이전 관련 정보와 팁



포스티니에서 구글앱스 볼트로의 데이터 이전

- 포스티니 가격 그대로 추가 비용 없이 볼트와 구글 앱스 이용 가능 -

일 년 전, 오랜 기간 동안 이메일 및 데이터 보관 서비스를 제공해온 포스티니(Postini)의 시대가 저물어 감과 함께 구글앱스 볼트(사용자 문서함)의 시대가 오고 있음을 암시하는 구글의 발표가 있었습니다. 그로부터 일년 후, 구글의 발표는 현실이 되고 있으며 바로 지금이 기존 포스티니 사용자들이 변화를 꾀할 수 있는 최적의 타이밍입니다.

현재 포스티니를 사용하고 있으시다면 더할 나위 없이 반가운 소식이 있습니다. 기존 포스티니 사용자는 Postini에 저장된 데이터를 옮기기 위하여 따로 구글앱스 볼트를 구매 할 필요가 없습니다. 포스티니 내 아카이브 데이터가 자동으로 볼트로 전환되며 마이그레이션 되기 때문입니다.

요컨데, 스팸 및 바이러스 필터링 서비스은 포스티니 GMS(구글 메시지 시큐리티) 고객의 경우 구글 앱스로 이전되며, 이메일 아카이빙 솔루션인 포스티니 GMD(구글 메시지 디스커버리)의 경우 구글 앱스 및 볼트로 자동으로 변경되며 데이터가 이전됩니다.



서비스 이전 절차 (Postini to Vault)

기존 포스티니 GMD에 보관되어 있던 데이터는 모두 해당 도메인의 볼트로 이동합니다. 만약 구글앱스 볼트 서비스로 전환을 원하지 않고 포스티니의 데이터를 다른 곳으로 옮기는 경우 별도의 복잡한 데이터 추출 과정을 거쳐야 합니다.

포스티니 고객 유형별 전환 시나리오는 다음과 같습니다.

1. 포스티니 클래식(Postini Classic) 고객

  • 즉, 구글앱스를 사용하지 않고 포스티니 서비스만 사용하는 경우
  • Gmail이 아닌 다른 이메일 플랫폼을 사용하는 경우

포스티니 클래식 사용자 군의 경우 서비스 이전 초기 단계에서 이메일 라우팅을 업데이트 하게 됩니다. 자세한 사항은 다음 링크를 참고해주세요.

2. 포스티니 하이브리드(Postini Hybrid)

  • 구글앱스를 사용 중이며 다른 이메일 서버로 메일을 라우팅 할 수 있는 경우
  • 구글앱스 뿐만 아닌 포스티니 GMD를 이용하고 있는 경우

Postini Hybrid 사용자 군의 경우 서비스 이전 과정에서 구글앱스 구성을 조회 및 수정할 수 있으며, 이전 과정에서 구글을 통해 이메일을 라우팅 하게 됩니다. 자세한 사항은 다음 링크를 참고해주세요.


서비스 이전 후
포스티니에 보관되어 있던 데이터를 구글앱스 볼트로 이전 시 시스템 내에서 자동적으로 중복 이메일 파일을 인식하게 됩니다. 따라서 데이터 이전 후엔 기본적으로 두 플랫폼 상에 겹치는 메시지가 없게 됩니다. 하지만 경우에 따라 중복된 메시지가 두 플랫폼 상에 저장될 수 있으며, 이 경우 구글앱스 볼트에서 해당 상황에 맞는 메시지 보관 규칙을 정하여 중복된 파일을 제거할 수 있습니다.


비용은 어떤가요?

포스티니 서비스 종류에 상관 없이 서비스 이전에는 추가적인 비용이 들어가지 않습니다. 즉, 지금까지 포스티니 서비스를 이용하시던 가격과 동일한 가격으로 구글앱스와 볼트 서비스를 이용할 수 있습니다. 가령, 현재 포스티니 GMD 서비스를 사용 중이라면 해당 데이터는 구글앱스 볼트로 이전 되며, 스팸 메일 방지 목적의 포스티니 GMS 서비스를 구축 해두셨다면 구글앱스로 이전 됩니다. 물론 이때 볼트나 구글 앱스 전환에 따른 추가 비용 지불은 없이 기존 가격 그대로 서비스를 이용할 수 있어 가격적인 면에서도 매우 유리합니다. 본 가격 정책은 2016년까지 동일한 수준으로 유지됩니다.

포스티니 이전 서비스와 관련된 보다 자세한 사항은 info@netkiller.com, 혹은 넷킬러 웹사이트를 통해 문의 해주시기 바랍니다.

* 넷킬러는 구글앱스 마켓플레이스에서 다년간 Top Provider로서 Postini 서비스를 공급했으며, 클라우드 기반의 문서 아카이빙 (보관) 시스템 구축을 돕고 있습니다.


구글 클래스룸(Google Classroom) 사용 방법

구글 클래스룸 사용자 가이드



구글에서 이번달에 모든 구글앱스 에듀케이션 버전 고객들에게 구글 클래스룸을 서비스를 론칭하였습니다.

구글에서 아직 정식 가이드 문서를 제공하고 있지 않고 있기에 구글 클래스룸에 대한 퀵 스타트 가이드를 만들어보았습니다.



1. 우선 내 구글 앱스 어드민 콘솔에 가서 구글앱스 > 그리고 ‘클래스룸’을 ON으로 전환합니다.

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2. 서비스가 ON이 되면 내 Gmail에서 Classroom 접근이 가능합니다.
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구글 클래스룸은 선생님과 학생, 이렇게 두 사용자 유형으로 나뉩니다.  선생님과 학생 모두 유저 인터페이스가 거의 동일합니다. 차이점은 선생님의 경우 새 클래스(학급) 생성 및 공지사항,학생,과제 관리가 가능하며 학생의 경우 해당 클래스에 가입 및 공지사항, 과제 보기 및 제출 등만 가능합니다.


<선생님의 경우>

선생님 유저가 클래스룸에 접속하면 아래와 같이 내 Home 메뉴로 가게 되며 +아이콘을 눌러 새 클래스를 만들 수 있습니다.

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본 데모를 위해 test라는 클래스를 생성하였습니다. 클래스가 생성되면 내 클래스 학생들에게 공지할 Announcement와 과제를 주기 위한 Assignment 이렇게 두 메뉴를 확인할 수 있습니다.

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내 클래스에 학생을 초대하기 위해서는 Students 텝으로 가서 Invite를 눌러 학생을 초대하거나 학생들에게 본 초대코드를 알려주셔도 됩니다.

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우선, 내 클래스에 공지사항을 아래와 같이 입력하였습니다.

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Assignment를 눌러 과제명과 내용, 관련 첨부문서, 그리고 마감일을 입력한 뒤 Assign을 눌러 과제를 할당할 수 있습니다.

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첨부 문서의 경우 내 구글 드라이브, 링크, 동영상 중 하나를 선택할 수 있고 문서에 대한 엑세스 권한을 조정할 수 있습니다. 이 경우 학생은 문서를 볼 수만 있도록 하였습니다.

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<학생들이 보는 화면>

학생이 내 Gmail > 클래스룸을 통해 Home 화면에 들어온 모습입니다. +아이콘을 누르면 초대받은 코드를 입력하는 팝업이 나타납니다. 여기에 내가 가입하려는 클래스의 코드를 입력합니다.

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클래스에 가입되었습니다. 공지사항과 과제를 확인할 수 있습니다. 과제를 열어보면 과제에 대한 설명과 첨부문서를 확인할 수 있습니다.

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학생이 과제에 대해 작성을 완료한 다음 제출을 하기 위해 추가(Add)버튼을 눌러 내가 작성한 과제를 구글 드라이브나, 파일 업로드, 링크 등으로 올리거나 생성(Create)버튼을 눌러 새 문서로 과제를 작성할 수 있습니다.  작성이 완료되면 제출하기(Turn In) 버튼을 눌러 제출합니다.

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내가 제출할 파일에 대해 컨펌을 위한 팝업이 생성되었습니다. 제출하기(Turn In)버튼을 눌러 제출을 완료합니다.

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<선생님의 과제 결과물 확인하기>

선생님의 경우 학생이 과제를 제출하면 아래와 같이 몇명이 제출했는지 숫자가 업데이트 됨을 알 수 있습니다.

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해당 과제를 클릭하면 이 과제 결과물을 제출한 학생과, 제출 시간 등을 확인할 수 있습니다.

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본 결과물이 미흡하거나 학생에게 되돌려 줘야할 경우 돌려주기(Return) 버튼을 눌러 학생에게 과제를 반려할 수 있습니다.

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제출된 결과물에 대해 평가가 완료되면 내가 지정한 포인트 기준값 대비 점수를 입력하여 채점을 완료할 수 있습니다.

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매우 쉽죠?  보다 구체적인 사용 방법이나 문의 사항은 넷킬러로 연락주세요!



넷킬러는 2008년 이래 국내 최초 구글 앱스 파트너로 국내 초중고, 대학교 고객을 대상으로 무료인 구글 앱스 교육버전 도입구축, 이메일 아카이빙 볼트 구축, 교육훈련 등 교육기관을 위한 여러 서비스를 제공하고 있습니다.