Gmail 메일 분류 Tip! [카테고리/라벨 기능 사용하기]



[Gmail 분류 체계 한방에 정리하기!]



연말연시 분위기 물씬 나는 12월, 잘 보내고 계신가요? ^^


송년회 등 각종 연말 모임을 통해 소중한 사람들과 좋은 시간을 보낼 기회도 많지만, 한 편으로는 가장 건강 관리에 유의해야 할 시기가 지금과 같은 연말이라고 하네요.


여러분 모두 건강 관리에 유의하시며 행복한 연말 보내시기 바라며, 오늘은 평소에 헷갈리기 쉬운 Gmail의 이메일 분류 체계에 대해서 정리해드리겠습니다!


넷킬러와 함께 5분 투자로 구글의 다양한 기능과 사용 Tip을 배워보세요 :D



1. Gmail의 특급 기능, “카테고리”



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Gmail의 특장점 중 하나로 꼽히는 “카테고리” 기능은 다음과 같은 기준에 따라 수신된 이메일을 자동으로 분류해주는 서비스입니다.





카테고리는 받은편지함의 ‘탭’처럼 사용 가능하며 다음 순서를 통해 특정 카테고리를 활성화, 또는 비활성화할 수 있습니다.




1.1. 상단 탭 우측의 + 버튼, 또는 환경설정 메뉴의 “받은편지함 설정” 클릭







1.2. 원하는 카테고리를 선택합니다. 이 때 특정 카테고리에 마우스를 올리면 해당 카테고리가 어떤 기준으로 메일을 분류하는 지 확인할 수 있습니다.


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1.3. 카테고리는 다음과 같이 좌측 메뉴 바에서도 이용 가능합니다.


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1.4. Gmail 메인 화면과 메일 목록에 어떤 카테고리가 나타나게 할지 개별 설정 또한 가능합니다.







  1. 메일 분류는 내가 원하는 방식으로, “라벨” 사용법


“카테고리” 기능이 미리 정해진 방식으로 메일을 자동 분류하는 방식이라면, “라벨” 기능은 개인이 메일에 라벨을 붙이는 방식으로 사용자가 원하는 방식으로 메일을 분류해주는 서비스입니다.



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2.1. 새로운 라벨 생성 및 관리


아래와 같이 크게 두 가지 방법으로 새 라벨을 만들고 세부 사항 또한 원하는 형태로 설정합니다.






2.2. 개별 라벨 관리


각 라벨 우측의 화살표 아이콘을 클릭한 후 라벨 색상을 설정하고 그 외 기타 세부 사항을 설정할 수 있습니다.


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2.3. 라벨 활용: 양 방향 드래그 & 드롭을 통해 메일을 손쉽게 분류할 수 있습니다.






감사합니다.


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넷킬러 콜러베이트의 문서 태그(TAG) 기능이 훨씬 편리해졌습니다.


이제 구글 드라이브 문서와 파일에 대하여 태그 리스트를 선택하여 관련 파일을 바로 정렬하고, 개별 파일별로 태그를 쉽게 추가할 수 있습니다.




지난 12월 릴리즈한 구글 드라이브 문서와 파일에 대한 콜러베이트 태그 기능(참고 /netkiller-korea/2013/12/tag.html )이 콜러베이트 메인 메뉴와 문서 리스트에도 반영되었습니다.

이제 왼쪽 화면의 태그 리스트(사용자, 도메인 공유 태그)를 클릭하여 해당 태그가 반영된 구글 드라이브 파일과 문서를 정렬할 수 있으며, 반대로 정렬된 개별 파일과 문서에 대하여 단 한번의 (+ 아이콘) 클릭만으로 태그를 추가할 수 있습니다.


1. 윈도우 태그 선택기


위의 화면과 같이 콜러베이트 왼쪽에 화면에 나타나는 태그 라이브러리(개인, 도메인 공유 태그)를 선택하시면 해당 태그가 적용된 구글 드라이브 파일과 문서들이 오른쪽 테이블에 나열됩니다.

여러 태그를 선택하면 AND 조건으로 정렬이 되며, Reset 링크를 눌러 언제든지 선택을 초기화할 수 있습니다.
+ 아이콘을 누르시면 개인 태그를 추가할 수 있습니다.  

참고로, 왼쪽 윈도우에 나타난 노란색 태그는 구글앱스 도메인 관리자가 콜러베이트를 설치하여 ‘도메인 공유 태그' 기능이 활성화하였을때 모든 사용자에게 공통적으로 나타납니다.


2.태그 상세 리스트 보기와 태그 바로 추가




구글 드라이브 파일과 문서가 리스팅되는 오른쪽 테이블 상단의 Show TAGs 버튼을 클릭하시면 아래 화면과 같이 개별 파일에 대한 태그 상세 정보가 나열됩니다.




+ 아이콘이 보이는 문서는 자신이 태그를 추가할 수 있는 편집(Editable) 권한을 가지고 있다는 뜻입니다. 파일마다 적용된 태그들이 정렬되며 + 아이콘을 눌러 태그를 쉽게 추가하실 수 있습니다. 


태그를 추가할 때 입력이 시작되는 단어에 맞추어 기존에 저장된 태그를 아래에서 선택할 수 있도록 풀다운 방식으로 제안이 이루어집니다.

참고로 태그는 구글 드라이브 파일뿐만 아니라 폴더(편집 권한 필요)에도 추가하실 수 있습니다.


3. 구글 드라이브 검색 기능

지난 12월 넷킬러 블로그에 소개한 구글 드라이브 문서와 파일에 대한 콜러베이트 태그 기능(참고 /netkiller-korea/2013/12/tag.html )처럼 본 태그 기능은 구글 드라이브 파일과 문서에 직접 저장됨으로써 PC나 모바일의 구글 드라이브앱에서도 바로 검색하실 수 있습니다.
간단히 태그명으로 검색하거나 보다 정교한 검색을 위해서는 구글 드라이브 검색창에 아래 화면과 같이 ‘ctag:태그명,태그명’ 등을 사용하시면 됩니다.





그럼 여러분의 많은 이용을 부탁드립니다.
감사합니다.


구글 드라이브 문서와 파일을 태그(TAG)로 관리하세요.

이제 콜러베이트(Collavate)에서 구글 드라이브 문서와 파일을 개인/공유 태그(TAG)로 분류하고 검색, 관리할 수 있습니다.


구글 드라이브 파일과 문서에 태그 추가하기





여러개의 파일을 선택하고 공통 태그 (TAGs)를 지정할 수 있습니다.






- 왼쪽 확장 필터 메뉴에서 태그 (TAG)를 선택하여 리스팅 할 수 있습니다. 
- 파일을 선택한 후 태그 (TAG)를 바로 추가하는 것도 가능합니다.


선택된 문서나 파일에 태그를 지정함으로서 문서를 쉽게 조회하거나 찾을 수 있습니다. 가령, 태그 라이브러리에 작업의 상태(예, 준비중, 진행중, 완료됨)를 추가해두고 문서의 상태에 따라 분류를 할 수 있습니다. 동시에 문서의 종류에  따라 태그를 업무용, 개인용으로 분류해야 할 경우 ‘업무용', ‘개인용' 등으로 태그를 추가하여 분류할 수 있습니다.


콜러베이트 홈메뉴 왼쪽의 확장 필터 메뉴를 통해 태그가 적용된 파일들을 쉽게 나열하고 검색창에서 검색할 수 있습니다.


특히, 콜러베이트에서 만들어진 태그는 지메일이나 구글 드라이브앱(웹, 모바일 등) 안에서도 아래 화면과 같이 태그의 이름을 그대로 입력하여 검색이 가능합니다.





구글 드라이브 검색창에서 태그명을 입력하거나 정교한 검색을 위해 ctag: 태그명 으로 검색할 수 있습니다.


가령, ‘업무용' 태그가 적용된 파일을 나열하고 싶으시면 구글 지메일이나 드라이브 검색창에 ‘업무용' 키워드를 그대로 입력하여 검색이 가능하며 보다 정확히 태그가 적용된 파일만 나열하시고자 한다면 검색창에 ‘ctag:태그이름,태그이름,태그이름' 예) ctag:업무용,진행중 으로 해당 태그가 적용된 파일만을 리스트할 수 있습니다.


사용자가 구글 드라이브 문서와 파일에 대해서 태그를 추가하기 위해서는 적어도 수정자 이상의 권한을 가지고 있어야 하며 모든 태그는 구글 드라이브 파일에 함께 저장되므로 다른 사용자(읽기 권한 이상) 역시 해당 파일에 대한 태그를 검색하거나 분류할 수 있습니다.


도메인 공유 태그





- 관리자 모드에서 태그 메뉴에 들어가시면 공용 태그(TAG)를 직접 추가하거나 
개인 사용자들이 이용하고 있는 태그 리스트를 선택하여 오른쪽 화살표를 눌러 공용 태그로 지정할 수 있습니다.




콜러베이트 관리자는 특별히 회사 내부 사용자를 위한 도메인 공유 태그를 만들고 운영할 수 있습니다. 즉, 사용자가 각자 자신의 태그를 만들게 되면 회사 내 공유된 구글 드라이브 파일과 문서의 분류가 유사 단어들로 중복되거나 혼란스러울 수 있으므로 관리자가 회사 정책적으로 사전에 정의된 회사 공유 태그를 만들어 공유할 수 있습니다.


가령, 회사의 부서에 따라 파일 관리가 필요하다면 ‘구매부', ’관리부', ’영업부', ’개발부' 등으로 부서별 공용 태그를 만들고 작업의 상태나 추가적인 태그 등은 각 임직원들이 스스로 자신만의 태그를 추가하여 분류할 수 있도록 할 수 있습니다.


또한, 구매부에 관련한 파일이라면 ‘구매부'로 태그를 지정하고 해당 업무를 보는 담당자가 해당 파일에 대하여 ‘진행중’, ’프로젝트' 등으로 상태를 관리할 수도 있습니다.


도메인 공유 태그와 개인 태그는 각각 노란색과 회색으로 구분되어 선택하실 수 있습니다. 콜러베이트에서 만든 모든 태그는 구글 드라이브 파일의 속성에도 함께 저장되며 상기 검색 방법을 통해 태그 명으로 구글 드라이브 내에서 검색도 가능합니다.


개인용 지메일 사용자의 경우 구글앱스 사용자가 아니므로 도메인 공유 태그 기능을 제외하고 모든 태그 기능을 사용할 수 있습니다.


보다 자세한 사용 방법은 사용자 가이드(문서 관리 항목)를 참고하시거나 넷킬러 웹사이트 (www.netkiller.com/korean)를 통해 지금 연락주세요!


감사합니다.


콜러베이트 팀 드림