드랍박스와 에버노트의 기능, 구글 드라이브로 사용하기


파일을 저장하기 위해 드롭박스 (Dropbox)를, 실시간 메모를 위해 에버노트 (Evernote)를 사용하시나요?  이처럼 여러 가지 앱을 이용하시는 분들께 넷킬러가 드리는 꿀팁! 구글 드라이브로 여러 가지 기능을 통합하여 사용하는 방법을 소개합니다.
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구글 드라이브: 드롭박스를 대체하는 저장 기능
드롭박스는 클라우드 기반 파일 저장 & 공유 서비스로 온라인 파일 저장 및 공유 서비스를 지원합니다.  PC 용량 제한에서 자유롭다는 점과 장소와 기기의 제한 없이 파일 접근할 수 있는 장점 덕에 이미 국내에서도 수많은 사용자가 이용하고 있습니다.

최소 5명의 사용자만 있다면 업무 환경에서도 드롭박스 비즈니스 버전을 사용할 수 있으며, 각 사용자에게는 1TB의 용량이 주어지므로 사용자가 10명인 경우 10TB의 웹 저장 공간을 연간 $1,500 (사용자 당 연간 $150)에 이용하게 됩니다.

구글 드라이브 역시 클라우드 저장소 기능을 기본으로 제공하면서도 여러 가지 부가 기능까지 함께 제공한다는 사실, 알고 계셨나요?



구글 드라이브의 비즈니스 버전인 드라이브 포 워크 (구글앱스 무제한 버전 - Apps Unlimited)를 이용하면 무제한 용량*을 이용할 수 있습니다. (*5인 이상 사용 시)
드라이브 포 워크의 주요 기능은 다음과 같습니다.
  • 실시간 문서 편집 및 동기화: 구글 드라이브에서 작성한 문서 내용은 실시간으로 자동 저장되며, 구글 드라이브를 PC 또는 Mac에 다운로드 하는 경우 변경된 내용이 PC에도 자동으로 동기화됩니다.
  • 데이터 백업/아카이빙: 구글앱스 볼트 서비스를 기본으로 제공합니다.
  • 무제한 용량: 저장 용량에 제한이 없습니다. 단, 5명 미만의 사용자가 이용할 경우 개인 당 1TB의 용량이 제공됩니다.
  • 강화된 보안: 사용자가 드라이브 콘텐츠를 조회, 작성, 업데이트, 삭제 또는 공유할 때마다 기록되는 드라이브 감사 보고서 기능 및 조직 단위 별로 문서 다운로드, 외부 공유  설정 제어가 가능한 고급 드라이브 관리자 제어 기능을 제공합니다.

이렇게 다양한 기능을 제공하는 구글 드라이브를 10명의 사용자가 함께 사용하는 경우, 연간 $1,200의 비용 (사용자 당 연간 $120)의 저렴한 가격에 무제한 용량과 부가 혜택을 누릴 수 있습니다. 더 많은 기능에 합리적인 가격까지, 일석이조의 효과를 기대할 수 있습니다.


구글 드라이브: 에버노트를 대체하는 실시간 저장 기능

에버노트는 간편한 노트 기능과 웹 클리핑 기능으로 많은 사용자의 사랑을 받는 서비스입니다.

구글 드라이브는 역시 동일한 기능, 즉 실시간 파일 동기화가 가능한 어플리케이션으로 컴퓨터, 스마트폰 등 모든 기기를 활용하여 새로운 내용을 실시간으로 업데이트 할 수 있습니다. 또한, IFTTT Zap 등의 어플리케이션을 이용하면 구글 드라이브와 에버노트간에 동기화가 가능합니다.

동기화 기능에 웹클리핑 기능까지 제공하면 정말 완벽하겠죠? 크롬의 확장 기능인 Save to Google Drive 를 이용하면 구글 드라이브에서도 에버노트처럼 웹클리핑이 가능하여 보고 있는 웹 페이지 정보를 간편하게 저장할 수 있습니다.


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[구글 드라이브의 웹클리핑 서비스: Save to Google Drive]

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[간편한 웹 메모장: Google Keep]

간단한 텍스트 위주의 내용을 빠르게 저장하고 싶은 경우엔 구글의 메모 앱 Google Keep을 활용하면 더욱 편리합니다.


넷킬러는 여러분의 협업을 돕습니다

넷킬러의 고객사인 IT 회사 A는 100여 명의 직원과 함께 드롭박스 비즈니스 버전을 오랜 기간 사용했습니다. 하지만 구글 이메일 서비스를 사용하기 시작하면서 구글앱스에 포함된 협업 솔루션에도 관심을 가지게 되었습니다.
검토 끝에 A사는 드라이브 포 워크 (구글앱스 무제한 버전 - Apps Unlimited)를 도입하였고,  무제한 저장 공간 뿐만 아니라 캘린더, 사이트, 그룹스 및 이메일 아카이빙 (구글앱스 볼트) 서비스까지 함께 이용할 수 있게 됐습니다. 이로써 A사는 드롭박스와 구글앱스로 분산된 서비스를 하나로 통합하며 협업 효율성을 크게 높이고 비용 또한 절감하는 효과를 거두었습니다.


이처럼 전 세계 사람들이 함께 일하는 글로벌 시대에는 각 조직의 업무 특성에 맞는 최적의 협업 솔루션을 갖추는 것이 가치 창출의 지름길입니다. 구글앱스 프리미어 파트너 넷킬러와 함께 여러분의 조직에 최적화된 클라우드 솔루션을 찾아 협업 효율성을 높이고 불필요하게 소모하는 IT 비용을 절감해보세요!

감사합니다.


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(업데이트) 구글 독스 (Google Docs) 셀 병합 기능 지원


[Google Docs 셀 병합 기능 지원]


MS Office Word를 사용하다가 Google Docs를 사용할 때 가장 불편했던 점 중 하나가 바로 표의 셀 병합 기능이 지원되지 않는 점이었습니다.

이러한 불편함을 보완하기 위해 구글은 2014년 12월 1일부로 구글 독스 내 셀 병합 기능을 지원하기 시작했습니다.


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[이미지 출처: Google Apps Updates 블로그]



하지만 일부 구글앱스 사용자의 경우 신기능 출시 이후에도 일정 기간동안 해당 기능을 이용할 수 없었습니다. 그 이유는 바로 구글앱스 관리자 콘솔 내 “회사 프로필” “새로운 사용자 기능” 설정이 “계획 출시”로 설정되어 있었기 때문입니다.


* 여기서 잠깐! "계획 출시"란?

사용자는 주간 일정에 따라 자동으로 새로운 출시를 받으며, 일반적으로는 빠른 출시 후 1~2주에 사용할 수 있습니다. 이 출시 트랙은 새 기능에 대해 알아보거나 지원 담당자를 교육하거나 해당 기능을 받기 이전에 사용자에게 알리고자 하는 경우 유용합니다.


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위 설정을 “계획 출시”가 아닌 “빠른 출시”로 변경하시면 구글에서 출시되는 대부분의 새로운 서비스 내용을 실시간으로 확인하고 사용할 수 있습니다.

2014년 12월 29일 현재, 구글 독스 내 셀 병합 기능은 새로운 사용자 기능 설정이 “계획 출시”로 되어있어도 정상적으로 사용이 가능합니다.



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추가적인 구글의 업데이트에 관심이 많으신 분들은 구글 업데이트 캘린더 (영문), 또는 구글 업데이트 블로그 (영문)를 수시로 확인하시며 신기능을 빠르게 이용해보세요 ^^



감사합니다.




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넷킬러 콜러베이트의 문서 태그(TAG) 기능이 훨씬 편리해졌습니다.


이제 구글 드라이브 문서와 파일에 대하여 태그 리스트를 선택하여 관련 파일을 바로 정렬하고, 개별 파일별로 태그를 쉽게 추가할 수 있습니다.




지난 12월 릴리즈한 구글 드라이브 문서와 파일에 대한 콜러베이트 태그 기능(참고 /netkiller-korea/2013/12/tag.html )이 콜러베이트 메인 메뉴와 문서 리스트에도 반영되었습니다.

이제 왼쪽 화면의 태그 리스트(사용자, 도메인 공유 태그)를 클릭하여 해당 태그가 반영된 구글 드라이브 파일과 문서를 정렬할 수 있으며, 반대로 정렬된 개별 파일과 문서에 대하여 단 한번의 (+ 아이콘) 클릭만으로 태그를 추가할 수 있습니다.


1. 윈도우 태그 선택기


위의 화면과 같이 콜러베이트 왼쪽에 화면에 나타나는 태그 라이브러리(개인, 도메인 공유 태그)를 선택하시면 해당 태그가 적용된 구글 드라이브 파일과 문서들이 오른쪽 테이블에 나열됩니다.

여러 태그를 선택하면 AND 조건으로 정렬이 되며, Reset 링크를 눌러 언제든지 선택을 초기화할 수 있습니다.
+ 아이콘을 누르시면 개인 태그를 추가할 수 있습니다.  

참고로, 왼쪽 윈도우에 나타난 노란색 태그는 구글앱스 도메인 관리자가 콜러베이트를 설치하여 ‘도메인 공유 태그' 기능이 활성화하였을때 모든 사용자에게 공통적으로 나타납니다.


2.태그 상세 리스트 보기와 태그 바로 추가




구글 드라이브 파일과 문서가 리스팅되는 오른쪽 테이블 상단의 Show TAGs 버튼을 클릭하시면 아래 화면과 같이 개별 파일에 대한 태그 상세 정보가 나열됩니다.




+ 아이콘이 보이는 문서는 자신이 태그를 추가할 수 있는 편집(Editable) 권한을 가지고 있다는 뜻입니다. 파일마다 적용된 태그들이 정렬되며 + 아이콘을 눌러 태그를 쉽게 추가하실 수 있습니다. 


태그를 추가할 때 입력이 시작되는 단어에 맞추어 기존에 저장된 태그를 아래에서 선택할 수 있도록 풀다운 방식으로 제안이 이루어집니다.

참고로 태그는 구글 드라이브 파일뿐만 아니라 폴더(편집 권한 필요)에도 추가하실 수 있습니다.


3. 구글 드라이브 검색 기능

지난 12월 넷킬러 블로그에 소개한 구글 드라이브 문서와 파일에 대한 콜러베이트 태그 기능(참고 /netkiller-korea/2013/12/tag.html )처럼 본 태그 기능은 구글 드라이브 파일과 문서에 직접 저장됨으로써 PC나 모바일의 구글 드라이브앱에서도 바로 검색하실 수 있습니다.
간단히 태그명으로 검색하거나 보다 정교한 검색을 위해서는 구글 드라이브 검색창에 아래 화면과 같이 ‘ctag:태그명,태그명’ 등을 사용하시면 됩니다.





그럼 여러분의 많은 이용을 부탁드립니다.
감사합니다.


구글 드라이브 문서와 파일을 태그(TAG)로 관리하세요.

이제 콜러베이트(Collavate)에서 구글 드라이브 문서와 파일을 개인/공유 태그(TAG)로 분류하고 검색, 관리할 수 있습니다.


구글 드라이브 파일과 문서에 태그 추가하기





여러개의 파일을 선택하고 공통 태그 (TAGs)를 지정할 수 있습니다.






- 왼쪽 확장 필터 메뉴에서 태그 (TAG)를 선택하여 리스팅 할 수 있습니다. 
- 파일을 선택한 후 태그 (TAG)를 바로 추가하는 것도 가능합니다.


선택된 문서나 파일에 태그를 지정함으로서 문서를 쉽게 조회하거나 찾을 수 있습니다. 가령, 태그 라이브러리에 작업의 상태(예, 준비중, 진행중, 완료됨)를 추가해두고 문서의 상태에 따라 분류를 할 수 있습니다. 동시에 문서의 종류에  따라 태그를 업무용, 개인용으로 분류해야 할 경우 ‘업무용', ‘개인용' 등으로 태그를 추가하여 분류할 수 있습니다.


콜러베이트 홈메뉴 왼쪽의 확장 필터 메뉴를 통해 태그가 적용된 파일들을 쉽게 나열하고 검색창에서 검색할 수 있습니다.


특히, 콜러베이트에서 만들어진 태그는 지메일이나 구글 드라이브앱(웹, 모바일 등) 안에서도 아래 화면과 같이 태그의 이름을 그대로 입력하여 검색이 가능합니다.





구글 드라이브 검색창에서 태그명을 입력하거나 정교한 검색을 위해 ctag: 태그명 으로 검색할 수 있습니다.


가령, ‘업무용' 태그가 적용된 파일을 나열하고 싶으시면 구글 지메일이나 드라이브 검색창에 ‘업무용' 키워드를 그대로 입력하여 검색이 가능하며 보다 정확히 태그가 적용된 파일만 나열하시고자 한다면 검색창에 ‘ctag:태그이름,태그이름,태그이름' 예) ctag:업무용,진행중 으로 해당 태그가 적용된 파일만을 리스트할 수 있습니다.


사용자가 구글 드라이브 문서와 파일에 대해서 태그를 추가하기 위해서는 적어도 수정자 이상의 권한을 가지고 있어야 하며 모든 태그는 구글 드라이브 파일에 함께 저장되므로 다른 사용자(읽기 권한 이상) 역시 해당 파일에 대한 태그를 검색하거나 분류할 수 있습니다.


도메인 공유 태그





- 관리자 모드에서 태그 메뉴에 들어가시면 공용 태그(TAG)를 직접 추가하거나 
개인 사용자들이 이용하고 있는 태그 리스트를 선택하여 오른쪽 화살표를 눌러 공용 태그로 지정할 수 있습니다.




콜러베이트 관리자는 특별히 회사 내부 사용자를 위한 도메인 공유 태그를 만들고 운영할 수 있습니다. 즉, 사용자가 각자 자신의 태그를 만들게 되면 회사 내 공유된 구글 드라이브 파일과 문서의 분류가 유사 단어들로 중복되거나 혼란스러울 수 있으므로 관리자가 회사 정책적으로 사전에 정의된 회사 공유 태그를 만들어 공유할 수 있습니다.


가령, 회사의 부서에 따라 파일 관리가 필요하다면 ‘구매부', ’관리부', ’영업부', ’개발부' 등으로 부서별 공용 태그를 만들고 작업의 상태나 추가적인 태그 등은 각 임직원들이 스스로 자신만의 태그를 추가하여 분류할 수 있도록 할 수 있습니다.


또한, 구매부에 관련한 파일이라면 ‘구매부'로 태그를 지정하고 해당 업무를 보는 담당자가 해당 파일에 대하여 ‘진행중’, ’프로젝트' 등으로 상태를 관리할 수도 있습니다.


도메인 공유 태그와 개인 태그는 각각 노란색과 회색으로 구분되어 선택하실 수 있습니다. 콜러베이트에서 만든 모든 태그는 구글 드라이브 파일의 속성에도 함께 저장되며 상기 검색 방법을 통해 태그 명으로 구글 드라이브 내에서 검색도 가능합니다.


개인용 지메일 사용자의 경우 구글앱스 사용자가 아니므로 도메인 공유 태그 기능을 제외하고 모든 태그 기능을 사용할 수 있습니다.


보다 자세한 사용 방법은 사용자 가이드(문서 관리 항목)를 참고하시거나 넷킬러 웹사이트 (www.netkiller.com/korean)를 통해 지금 연락주세요!


감사합니다.


콜러베이트 팀 드림